Grundeigentümer Verband Schweiz

Projekt KI-Frontoffice

Digitalisierung GVS

Bericht & Fahrplan

Besprechung Christopher Sileno · Richard, 12. August 2026

Was in den letzten Wochen entstanden ist. Und wie es konkret weitergeht.

Front Office des GVS bei der Arbeit an einer Verkaufsdokumentation

01Leistungsbilanz

Was bereits steht

Die letzten Wochen in Zahlen und Ergebnissen.

9
Interviews geführt und synthetisiert
5
Objekttypen vollständig analysiert
179
inventarisierte Objekte (Gewerbe 36, Bauland 143)
1
Generator im Einsatz
Gebaut & im Einsatz

Der Doku-Generator läuft

  • Erstellt Landingpage und vollständige PDF-Doku aus der Liberate-Checkliste. Wird implementiert und laufend verbessert.
  • Ordnerstruktur Verkaufsordner aufgesetzt und implementiert.
  • Referenz-Landingpage an einem echten Objekt erprobt.
Analysiert & validiert

Die Grundlage steht

  • 9 Interviews konzipiert, durchgeführt und synthetisiert.
  • Feldinventar aller 5 Objekttypen.
  • Vollinventare Gewerbe (36 Objekte) und Bauland (143 Objekte).
  • Zentrale Business-Case-Annahmen überprüft und korrigiert.
  • Kompletter Vermarktungsprozess als Prozesskarte modelliert.
Vorbereitet

Bereit für die nächste Etappe

  • Etappenplan mit Fertig-Kriterien.
  • Use-Case-Konzepte für weitere Bereiche.
  • Vertrags- und Offertvorlagen.
Hände prüfen eine ausgedruckte Verkaufsdokumentation

02Erkenntnisse aus den Interviews

Die Analyse ist das Fundament des Fahrplans

Jede Aussage in diesem Dokument stützt sich auf 9 Interviews mit dem Front Office, der Geschäftsleitung und dem Verwaltungsrat.

Verwaltungsrat, Verbandspräsident
Richard

Sieht ein Produktivitäts-Missverhältnis zwischen zehn FO-Mitarbeitenden und rund 400 Dokus/Jahr «gerade in Zeiten von AI».

Stellt die Rolle der künftigen PDF-Doku grundsätzlich infrage, schlanke Fakten-Checkliste statt vollständigem PDF.

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CEO
Michael Bucher

Bestätigt, dass beim Front Office am meisten Zeit verloren geht, das grösste Potenzial liegt in der Verkaufsdokumentation selbst.

Zieht eine klare Grenze bei KI-Automatisierung der Eigentümer- und Interessenten-Korrespondenz.

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Ehemaliger Leiter Front Office, heute Immotion AG
Andri

Schildert historisch rund 30 % Flächenabweichungen ohne Originalpläne und mehrfache manuelle Dateneingabe zwischen den Systemen.

Ordnet mehrere dieser historischen Befunde selbst als inzwischen verbessert ein.

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Leiterin Front Office
Lynn

Bezeichnet die Unterlagenbeschaffung als einen der zeitintensivsten und unberechenbarsten Schritte.

Unterstützt, Liberate-Inseratetexte auf dem bereits freigegebenen Doku-Teaser aufzubauen statt neu zu generieren.

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Front-Office-Mitarbeiter
Christian

Liefert die konkretesten Zeitangaben zur Doku-Erstellung, rund 2 Std. reine Bearbeitungszeit für eine 1,5-Zi.-Wohnung.

Schlägt vor, dass Liberate den bereits geprüften Doku-Teaser statt neu generierter KI-Texte nutzen sollte.

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Fester Angestellter Front Office
Alessio

Nennt den Layout- und Formatierungsaufwand der PDF-Vorlage explizit als grössten Störfaktor, bis zu 30 Minuten für eine Seite.

Liefert konkrete Belege für schwache Liberate-KI-Texte, etwa sachliche Fehler.

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Mitgliederservice/Marketing, Inbound
Sophia

Beschreibt den Versand der Verkaufsdokumentation an Interessenten als aktuell sehr manuell, das führt bei mehreren Anfragen zu einem Stau.

Meldet, dass die Suche nach einer Liegenschaft per ID-Nummer in Copper nicht zuverlässig funktioniert.

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Controlling/Datenanalyse
Nico

Stellt klar, dass es keine systemseitig gemessene Kennzahl für Zeit oder Kosten einer Verkaufsdokumentation gibt.

Benennt Datenschutz und eine offene Haftungsfrage bei KI-gestützten, nicht freigegebenen Änderungen als Risiken.

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Projektinitiator, Fokus Doku-Skill
Chris

Deckt per Datenmessung an 475 Objekten auf, dass Pflichtunterlagen wie der Gebäudeversicherungsausweis nur bei unter 10 % auffindbar sind.

Hält als Designgrundsatz fest: Design muss Code sein, nicht Urteilsvermögen.

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  1. Grösster Zeitfresser ist Layout- und Formatierungs-Handarbeit, breitest bestätigt über alle Front-Office-Interviews hinweg.
  2. Das Mengengerüst ist grösser als angenommen: rund 400 Dokus pro Jahr, 2 bis 3,5 Std. Handarbeit pro Doku.
  3. Der MMW bindet jeden Mittwoch einen grossen Teil des FO-Tages.

03Wer arbeitet woran

Die interne Landkarte

In den letzten Wochen haben mehrere Parteien parallel eigene KI-Themen gestartet. Das ist gut, braucht aber jetzt Koordination, sonst entsteht Doppelspurigkeit.

Liberate
Mike

Neue Checkliste, vollständiger PDF-Export, prüft eine MCP-Anbindung.

Daten und Reporting
Nico

Daten und Reporting.

Eigene Themen
Philippe

An eigenen Themen dran.

Abgrenzung heute klären
Künftiger AI-Fokus beim GVS
Manuel

Soll sich beim GVS künftig auf den AI-Bereich fokussieren.

Aufgaben und Abgrenzung heute klären
Vorarbeit & Architektur
Chris

Hat die bisherige Vorarbeit geliefert (Sektion 01) und die Gesamtarchitektur im Kopf. Rolle wird heute festgelegt (Sektion 05).

04Fahrplan

Die nächsten Agenten

Reihenfolge nach Nutzen und Machbarkeit. Jeder Agent entlastet das Front Office messbar, jeder hat einen menschlichen Kontrollpunkt.

Läuft

Doku-Generator

Wird implementiert und laufend verbessert.

Kontrolle: Das FO nimmt jede Doku ab.
Als Nächstes, in dieser Reihenfolge
1

Inbox-Agent

Nimmt Eingänge entgegen, zum Beispiel Fotografen-Lieferungen, benennt, clustert und legt sie in die implementierte Ordnerstruktur ab.

Kontrolle: Das FO prüft die Ablage.

2

Unterlagen-Agent

Fordert fehlende Unterlagen an, trackt Eingänge, meldet Soll/Ist pro Mandat. Wunsch Nr. 1 der FO-Leitung aus den Interviews.

Kontrolle: Das FO sieht den Stand jederzeit.

3

MMW-Agent

Baut den Member Market Weekly automatisch aus den aktuellen Objekten zusammen. Bindet heute jeden Mittwoch einen grossen Teil des Tages.

Kontrolle: Das FO/Marketing gibt den Versand frei.

4

Mitgliedermail-Agent

Wertet die täglichen Kundenanfragen per Mail aus und schlägt auf Basis der hinterlegten Daten direkt Antworten vor. Die Regeln dafür definieren wir gemeinsam.

Kontrolle: Versand nur durch das FO, der Agent schlägt vor.

Danach

Liberate-Anbindung via MCP: direkter Systemzugriff statt PDF-Umweg. Darauf aufbauend der Inserate-Agent für Inseratetexte und Aufschaltung. Die heutigen Liberate-KI-Texte werden von praktisch allen Befragten als unzureichend beschrieben.

Beraterin im Gespräch, Sinnbild für die freigespielte Zeit für Eigentümer und Verkauf

05Rollenmodell

Heute festlegen

Die Ausgangsanalyse und der Doku-Generator sind Teil der laufenden Phase 1 und werden bezahlt, sie sind geregelt. Ungeregelt ist die parallele Rolle, die in den letzten Wochen entstanden ist: Chris ist intern zur Anlaufstelle für KI-Fragen quer durch alle Bereiche geworden, obwohl das nicht Teil seines eigentlichen Jobs ist. Das macht Freude und bringt dem GVS viel, braucht aber jetzt einen Rahmen.

1

Phase 1: geregelt

Läuft

Analyse und Doku-Generator sind beauftragt, laufen und werden laufend verbessert. Hier ist nichts zu klären.

2

Phase 2: Offerte folgt nach Rollenklärung

Offerte folgt

Für die nächsten Agenten (Inbox, Unterlagen, MMW, Mitgliedermail, danach MCP/Inserate) bereitet Chris eine konkrete Offerte vor, sobald klar ist, wer baut und wer betreibt.

A · Chris als Umsetzungspartner

Chris konzipiert und baut, intern wird betrieben und kontrolliert. Vorteil: Tempo und eine Architektur-Verantwortung.

B · Chris als Architekt & Berater

Chris definiert Architektur, Standards und Roadmap und begleitet Manuel und das interne Team beim Bau. Vorteil: Wissen bleibt im Haus.

Mischformen sind möglich.

3

KI-Anlaufstelle quer durch den GVS

Heute ungeregelt

Diese Rolle ist faktisch entstanden und bringt laufend Mehrwert ausserhalb des FO-Projekts.

Vorschlag als Möglichkeit: ein Fixhonorar für dieses Themengebiet, parallel zur bestehenden Anstellung. Kein Betrag, nur das Prinzip.

  1. Rollenmodell Phase 2
    A, B oder Mischform. Danach kommt die Offerte.
  2. Rahmen für Ebene 3
    Prinzip Fixhonorar für die KI-Anlaufstelle: ja, nein oder anders.
  3. Koordination der internen Parteien
    Wer führt die Themenliste, wie wird abgegrenzt (Mike, Nico, Philippe, Manuel).

06Prozesskarte

Für den Blick ins Detail

Das Mandat von Anfang bis Ende, Mensch und Agent sauber getrennt.

Mensch: Verkauf, Urteil, Freigabe KI-Agent: bereitet vor, meldet Lücken System: führt den Schritt automatisch aus (Liberate, Drive, Copper), fest programmiert, ohne KI Gestrichelt = Schleife. Maus über ein Feld zeigt, was dort passiert; Klick springt hin.

Nächster Schritt

Die Ordnung, die heute fehlt

Die Vorarbeit ist gemacht, der Generator läuft, die nächsten drei Agenten sind definiert. Was heute fehlt, ist nur noch die Ordnung: Rollen, Zuständigkeiten, Modell. Genau das legen wir jetzt fest.

Christopher Sileno · 12. August 2026 · Grundlagen: Projektstand Digitalisierung GVS, Interview-Synthese Front Office (9 Interviews), Epics-Übersicht.