Projekt KI-Frontoffice
Bericht & Fahrplan
Was in den letzten Wochen entstanden ist. Und wie es konkret weitergeht.
01Leistungsbilanz
Die letzten Wochen in Zahlen und Ergebnissen.
02Erkenntnisse aus den Interviews
Jede Aussage in diesem Dokument stützt sich auf 9 Interviews mit dem Front Office, der Geschäftsleitung und dem Verwaltungsrat.
Sieht ein Produktivitäts-Missverhältnis zwischen zehn FO-Mitarbeitenden und rund 400 Dokus/Jahr «gerade in Zeiten von AI».
Stellt die Rolle der künftigen PDF-Doku grundsätzlich infrage, schlanke Fakten-Checkliste statt vollständigem PDF.
Zum Interview +Bestätigt, dass beim Front Office am meisten Zeit verloren geht, das grösste Potenzial liegt in der Verkaufsdokumentation selbst.
Zieht eine klare Grenze bei KI-Automatisierung der Eigentümer- und Interessenten-Korrespondenz.
Zum Interview +Schildert historisch rund 30 % Flächenabweichungen ohne Originalpläne und mehrfache manuelle Dateneingabe zwischen den Systemen.
Ordnet mehrere dieser historischen Befunde selbst als inzwischen verbessert ein.
Zum Interview +Bezeichnet die Unterlagenbeschaffung als einen der zeitintensivsten und unberechenbarsten Schritte.
Unterstützt, Liberate-Inseratetexte auf dem bereits freigegebenen Doku-Teaser aufzubauen statt neu zu generieren.
Zum Interview +Liefert die konkretesten Zeitangaben zur Doku-Erstellung, rund 2 Std. reine Bearbeitungszeit für eine 1,5-Zi.-Wohnung.
Schlägt vor, dass Liberate den bereits geprüften Doku-Teaser statt neu generierter KI-Texte nutzen sollte.
Zum Interview +Nennt den Layout- und Formatierungsaufwand der PDF-Vorlage explizit als grössten Störfaktor, bis zu 30 Minuten für eine Seite.
Liefert konkrete Belege für schwache Liberate-KI-Texte, etwa sachliche Fehler.
Zum Interview +Beschreibt den Versand der Verkaufsdokumentation an Interessenten als aktuell sehr manuell, das führt bei mehreren Anfragen zu einem Stau.
Meldet, dass die Suche nach einer Liegenschaft per ID-Nummer in Copper nicht zuverlässig funktioniert.
Zum Interview +Stellt klar, dass es keine systemseitig gemessene Kennzahl für Zeit oder Kosten einer Verkaufsdokumentation gibt.
Benennt Datenschutz und eine offene Haftungsfrage bei KI-gestützten, nicht freigegebenen Änderungen als Risiken.
Zum Interview +Deckt per Datenmessung an 475 Objekten auf, dass Pflichtunterlagen wie der Gebäudeversicherungsausweis nur bei unter 10 % auffindbar sind.
Hält als Designgrundsatz fest: Design muss Code sein, nicht Urteilsvermögen.
Zum Interview +03Wer arbeitet woran
In den letzten Wochen haben mehrere Parteien parallel eigene KI-Themen gestartet. Das ist gut, braucht aber jetzt Koordination, sonst entsteht Doppelspurigkeit.
Neue Checkliste, vollständiger PDF-Export, prüft eine MCP-Anbindung.
Daten und Reporting.
An eigenen Themen dran.
Abgrenzung heute klärenSoll sich beim GVS künftig auf den AI-Bereich fokussieren.
Aufgaben und Abgrenzung heute klärenHat die bisherige Vorarbeit geliefert (Sektion 01) und die Gesamtarchitektur im Kopf. Rolle wird heute festgelegt (Sektion 05).
04Fahrplan
Reihenfolge nach Nutzen und Machbarkeit. Jeder Agent entlastet das Front Office messbar, jeder hat einen menschlichen Kontrollpunkt.
LäuftWird implementiert und laufend verbessert.
Nimmt Eingänge entgegen, zum Beispiel Fotografen-Lieferungen, benennt, clustert und legt sie in die implementierte Ordnerstruktur ab.
Kontrolle: Das FO prüft die Ablage.
Fordert fehlende Unterlagen an, trackt Eingänge, meldet Soll/Ist pro Mandat. Wunsch Nr. 1 der FO-Leitung aus den Interviews.
Kontrolle: Das FO sieht den Stand jederzeit.
Baut den Member Market Weekly automatisch aus den aktuellen Objekten zusammen. Bindet heute jeden Mittwoch einen grossen Teil des Tages.
Kontrolle: Das FO/Marketing gibt den Versand frei.
Wertet die täglichen Kundenanfragen per Mail aus und schlägt auf Basis der hinterlegten Daten direkt Antworten vor. Die Regeln dafür definieren wir gemeinsam.
Kontrolle: Versand nur durch das FO, der Agent schlägt vor.
Liberate-Anbindung via MCP: direkter Systemzugriff statt PDF-Umweg. Darauf aufbauend der Inserate-Agent für Inseratetexte und Aufschaltung. Die heutigen Liberate-KI-Texte werden von praktisch allen Befragten als unzureichend beschrieben.
05Rollenmodell
Die Ausgangsanalyse und der Doku-Generator sind Teil der laufenden Phase 1 und werden bezahlt, sie sind geregelt. Ungeregelt ist die parallele Rolle, die in den letzten Wochen entstanden ist: Chris ist intern zur Anlaufstelle für KI-Fragen quer durch alle Bereiche geworden, obwohl das nicht Teil seines eigentlichen Jobs ist. Das macht Freude und bringt dem GVS viel, braucht aber jetzt einen Rahmen.
Analyse und Doku-Generator sind beauftragt, laufen und werden laufend verbessert. Hier ist nichts zu klären.
Für die nächsten Agenten (Inbox, Unterlagen, MMW, Mitgliedermail, danach MCP/Inserate) bereitet Chris eine konkrete Offerte vor, sobald klar ist, wer baut und wer betreibt.
Chris konzipiert und baut, intern wird betrieben und kontrolliert. Vorteil: Tempo und eine Architektur-Verantwortung.
Chris definiert Architektur, Standards und Roadmap und begleitet Manuel und das interne Team beim Bau. Vorteil: Wissen bleibt im Haus.
Mischformen sind möglich.
Diese Rolle ist faktisch entstanden und bringt laufend Mehrwert ausserhalb des FO-Projekts.
Vorschlag als Möglichkeit: ein Fixhonorar für dieses Themengebiet, parallel zur bestehenden Anstellung. Kein Betrag, nur das Prinzip.
06Prozesskarte
Das Mandat von Anfang bis Ende, Mensch und Agent sauber getrennt.
Nächster Schritt
Die Vorarbeit ist gemacht, der Generator läuft, die nächsten drei Agenten sind definiert. Was heute fehlt, ist nur noch die Ordnung: Rollen, Zuständigkeiten, Modell. Genau das legen wir jetzt fest.
Christopher Sileno · 12. August 2026 · Grundlagen: Projektstand Digitalisierung GVS, Interview-Synthese Front Office (9 Interviews), Epics-Übersicht.